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Kostenlose Vorlage für eure WG-Abrechnung
WG-Kasse: Vorlage für Excel und Google Sheets
Wer hat die Miete bezahlt, wer den Einkauf – und was ist noch offen? Halte gemeinsame Ausgaben und Zahlungen untereinander in einer Datei fest. Lade die Excel-Vorlage herunter oder erstelle eine eigene Kopie in Google Sheets.
Für zwei bis sechs Personen. Teilt Kosten gleichmäßig auf oder tragt die Beträge ein, die ihr vereinbart habt.
Du möchtest nur einen Monat abrechnen? Nutze den WG-Kostenrechner (auf Englisch).Du brauchst kein Konto bei You Owe Me. Für eine eigene Kopie in Google Sheets ist ein Google-Konto erforderlich.
Ihr plant erst den Einzug und müsst Möbel oder Anschaffungen verteilen? Beginnt mit der WG-Einzugscheckliste (auf Englisch). In dieser Vorlage erfasst ihr anschließend die tatsächlichen Ausgaben und Zahlungen.
Wähle dein Format
Die passende Vorlage für eure WG
Excel und Google Sheets enthalten die Einrichtung, Ausgaben, Zahlungen, eine automatische Übersicht und ein vollständiges Beispiel. Die CSV-Datei ist eine einfache Liste ohne Berechnungen oder Zahlungsvorschläge.
Excel-Datei
Für zwei bis sechs Personen: gleiche oder vereinbarte Anteile, Zahlungen untereinander, Anfangssalden, automatische Übersicht und Vorschläge zum Ausgleichen der offenen Beträge.
- Sieben Tabellenblätter auf Deutsch
- Formeln und Dropdown-Menüs, ohne Makros
- Leere Eingabebereiche und ein vollständiges Beispiel
- Hinweise bei unvollständigen Angaben oder abweichenden Summen
Google-Sheets-Vorlage
Erstelle eine Kopie in deinem Google Drive. Trage vereinbarte Ausgaben, Zahlungen und gegebenenfalls geprüfte Anfangssalden ein. Prüft die Übersicht gemeinsam, bevor ihr Geld überweist.
- Sieben Tabellenblätter auf Deutsch
- Editierbare Eingaben und automatische Berechnungen
- Leere Eingabebereiche und ein vollständiges Beispiel
- Du entscheidest, mit wem du deine Kopie teilst
Einfache CSV-Liste
Eine Liste zum Übernehmen in eine andere Tabelle. Aufteilung und Salden musst du selbst berechnen. Datumswerte stehen im Format JJJJ-MM-TT, Zahlen mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen.
Einfache Liste herunterladen (.csv)You Owe Me erhält keine der Ausgaben, die du einträgst. Die Excel-Daten bleiben in deiner Datei, solange du sie nicht hochlädst oder teilst. Deine Google-Sheets-Kopie liegt in deinem Google-Konto. Du entscheidest, wer darauf zugreifen darf.
Die Vorlage hält eine bereits vereinbarte Aufteilung fest. Sie entscheidet nicht, welche Miete fair ist, und ersetzt keine Absprache innerhalb der WG.
Einmal vollständig durchgerechnet
Drei Personen, drei Ausgaben und eine Teilzahlung
In diesem fiktiven Euro-Beispiel teilen Mia, Jonas und Lea drei Ausgaben gleichmäßig. Mia bezahlt die Miete, Jonas das Internet und Lea die Lebensmittel. Vor der Abrechnung überweist Jonas bereits 200 € an Mia.
Wische auf dem Smartphone seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Eintrag | Bezahlt von / Von | Betrag | Beteiligte Personen | Vereinbarter Anteil |
|---|---|---|---|---|
| Miete | Mia | 1.800 € | Mia, Jonas und Lea | 600 € pro Person |
| Internet | Jonas | 60 € | Mia, Jonas und Lea | 20 € pro Person |
| Lebensmittel | Lea | 120 € | Mia, Jonas und Lea | 40 € pro Person |
| Zahlung an Mia | Jonas | 200 € | Keine neue Ausgabe | Separat erfasst |
Die gemeinsamen Ausgaben betragen 1.980 €. Auf jede Person entfallen 660 €.
Wische auf dem Smartphone seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Person | Ausgaben bezahlt | Eigener Anteil | Zahlungen untereinander | Noch offen |
|---|---|---|---|---|
| Mia | 1.800 € | 660 € | 200 € erhalten | Bekommt 940 € zurück |
| Jonas | 60 € | 660 € | 200 € gezahlt | Muss 400 € zahlen |
| Lea | 120 € | 660 € | Noch keine Zahlung | Muss 540 € zahlen |
Die Zahlung von 200 € verändert die ursprüngliche Mietausgabe nicht. Sie steht separat in der Liste und verringert sowohl Jonas’ offenen Betrag als auch das Geld, das Mia noch zurückbekommt.
Was in den nächsten Monat gehört
Haben Jonas die 400 € und Lea die 540 € bereits gezahlt, startet der nächste Zeitraum mit null bei allen Anfangssalden.
Sind diese Zahlungen noch offen, übernimm die geprüften Endsalden genau einmal: Mia bekommt 940 € zurück, Jonas muss 400 € und Lea 540 € zahlen. Erfasse diese Beträge nicht zusätzlich als neue Ausgaben.
Kommt bei diesen offenen Salden eine neue, gleichmäßig geteilte Ausgabe von 90 € hinzu, die Jonas bezahlt, bekommt Mia noch 910 € zurück. Jonas muss dann 340 € und Lea 570 € zahlen.
Halte die nächste Zahlung auf deinem iPhone fest
Erfasse gemeinsame Ausgaben und Zahlungen in You Owe Me und sieh den aktuellen Saldo mit jeder Person.
Mit dem iPhone oder iPad scannen
Erfasse die Beträge separat in der App. Diese Tabelle wird nicht importiert.
Kostenloser Download · In-App-Käufe verfügbar.
Im App Store öffnen
So ist die Vorlage aufgebaut
Ausgaben und Zahlungen bleiben getrennt
Das Blatt Ausgaben zeigt, was bezahlt wurde und wie ihr die Kosten verteilt. Das Blatt Zahlungen hält fest, welches Geld ihr einander schon geschickt habt. Die Übersicht führt beides zusammen, ohne die ursprünglichen Einträge zu überschreiben.
Wische auf dem Smartphone seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Tabellenblatt | Wofür es da ist |
|---|---|
| Start | Lies die Anleitung, den Datenschutzhinweis und die Grenzen der Vorlage, bevor du Angaben zur WG einträgst. |
| Einrichtung | Trage zwei bis sechs Namen, einen Zeitraum, eine Währung und gegebenenfalls geprüfte Anfangssalden ein. |
| Ausgaben | Erfasse jede Ausgabe einmal: Betrag, zahlende Person, Beteiligte und gleiche oder vereinbarte Anteile. |
| Zahlungen | Erfasse Geld, das ihr einander zahlt, ohne die ursprüngliche Ausgabe zu ändern. |
| Übersicht | Vergleiche bezahlte Ausgaben, eigene Anteile, gesendete und erhaltene Zahlungen sowie aktuelle Salden. |
| Beispiel | Sieh dir die vollständige Abrechnung von Mia, Jonas und Lea an, bevor du eigene Angaben einträgst. |
| Listen | Hier stehen Kategorien, Aufteilungen und weitere Auswahlmöglichkeiten für die Dropdown-Menüs. |
Die Aufteilung vereinbart ihr
Teile eine Ausgabe nur dann gleichmäßig auf, wenn die Beteiligten damit einverstanden sind. Andernfalls trägst du die bereits vereinbarten Beträge ein.
Eine Zahlung bleibt ein eigener Eintrag
Sie verändert den offenen Saldo. Wer die ursprüngliche Rechnung bezahlt hat und wie ihr sie aufgeteilt habt, bleibt nachvollziehbar.
Ein Saldo wird nur einmal übernommen
Nutze die geprüfte Abrechnung des vorherigen Zeitraums. Erfasse denselben Betrag nicht zugleich als Anfangssaldo und als neue Ausgabe.
Los geht’s
Richte den ersten Monat ein
Beginne im Tabellenblatt Einrichtung und ändere nur die Eingabefelder. Lass Formelzellen und berechnete Übersichten unverändert.
WG und Zeitraum festlegen
Der Name der WG ist optional. Trage einen Monat oder Zeitraum, eine Währung und zwei bis sechs unterschiedliche Namen ein. Zeitraum und Währung sind Beschriftungen: Sie filtern keine Einträge und rechnen keine Beträge um.
Nur vorhandene Anfangssalden übernehmen
Verwende eine bereits geprüfte Abrechnung. Positiv heißt Geld zurückbekommen, negativ heißt noch zahlen. Zusammen müssen die Anfangssalden null ergeben.
Jede Ausgabe einmal erfassen
Trage Datum, Beschreibung, Kategorie, Betrag und zahlende Person ein. Wenn später jemand seinen Anteil zurückzahlt, ist das keine neue Ausgabe.
Beteiligte und Anteile wählen
Bei gleicher Aufteilung zählen nur die Personen, die diese Ausgabe teilen. Bei vereinbarten Beträgen trägst du jeden Anteil ein und prüfst, ob ihre Summe dem Gesamtbetrag entspricht.
Zahlungen erfassen und gemeinsam prüfen
Halte jede Zahlung untereinander im Blatt Zahlungen fest. Seht euch danach die Übersicht gemeinsam an, bevor ihr die offenen Beträge ausgleicht.
Ist eine Ausgabe strittig, nimm sie zunächst nicht in den anerkannten Saldo auf. Klärt erst, ob und wie ihr sie teilen wollt.
Wenn im Alltag etwas dazwischenkommt
Jeder Vorgang bekommt den passenden Eintrag
Ändere eine alte Ausgabe nicht, nur weil später Geld ankommt oder ein neuer Monat beginnt. Erfasse die Zahlung separat oder übernimm den geprüften Anfangssaldo.
Wische auf dem Smartphone seitlich, um alle Spalten zu sehen.
| Situation | So erfasst du sie | Das solltest du vermeiden |
|---|---|---|
| Eine Person war nicht beteiligt | Lass sie bei dieser Ausgabe außen vor. Teile den Betrag nur unter den Personen auf, die ihn gemeinsam tragen. | Jeden Einkauf automatisch auf die ganze WG zu verteilen. |
| Ihr teilt die Miete ungleich auf | Trage die Beträge ein, auf die ihr euch geeinigt habt. | Die Vorlage entscheiden zu lassen, welche Miete fair ist. |
| Jemand zahlt nur einen Teil zurück | Erfasse die Zahlung einmal mit Datum, Absender, Empfänger und Betrag im Blatt Zahlungen. | Die ursprüngliche Ausgabe zu verringern oder zu löschen. |
| Es gibt eine Erstattung oder Gutschrift | Die Vorlage unterstützt keine negativen Ausgaben oder Erstattungen. Halte die Korrektur separat fest und prüft die Salden vor der Übernahme in den nächsten Zeitraum. | Eine bereits gemeinsam verwendete Abrechnung unbemerkt nachträglich zu verändern. |
| Ein Betrag aus dem Vormonat ist noch offen | Übernimm die geprüften Endsalden einmal als Anfangssalden des neuen Zeitraums. | Denselben Betrag zusätzlich als neue Ausgabe einzutragen. |
| Ihr erinnert euch unterschiedlich an eine Ausgabe | Lass sie außerhalb des anerkannten Saldos, bis Datum, Betrag, zahlende Person und Aufteilung geklärt sind. | Die Tabelle als Beweis für eine bestimmte Darstellung zu behandeln. |
| Ein Einkauf war privat | Nimm ihn nur auf, wenn jemand ausdrücklich zugestimmt hat, sich daran zu beteiligen. | Private Einkäufe mit gemeinsamen WG-Ausgaben zu vermischen. |
| Jemand zieht ein oder aus | Prüft und schließt den aktuellen Zeitraum ab, klärt offene Beträge und beginnt einen neuen mit der geänderten Besetzung. | Namen in einem Zeitraum zu ändern, der schon Einträge enthält. |
Wenn die Aufteilung noch offen ist, hilft der Leitfaden zum Teilen von Miete, Nebenkosten und Lebensmitteln (auf Englisch).
Vor dem Überweisen
Geht die Abrechnung gemeinsam durch
Auch eine richtige Formel kann fehlende Angaben nicht ersetzen. Prüft die Einträge, solange ihr euch noch gut an die einzelnen Ausgaben erinnert.
Checkliste für die Monatsabrechnung
- Jede Ausgabe hat Datum, Beschreibung, Betrag und eine zahlende Person.
- Bei jeder Ausgabe sind nur die tatsächlich Beteiligten ausgewählt.
- Die vereinbarten Anteile ergeben zusammen den Gesamtbetrag.
- Jede Zahlung steht genau einmal in der Liste, mit richtigem Absender und Empfänger.
- Die Anfangssalden stammen aus einer einzigen geprüften Abrechnung.
- Die aktuellen Salden ergeben zusammen null, bevor ihr die Zahlungsvorschläge nutzt.
- Strittige Ausgaben sind gekennzeichnet und nicht im anerkannten Saldo enthalten.
Eine Nachricht zur Abrechnung
Hier ist unsere WG-Abrechnung für diesen Monat. Sie enthält die eingetragenen Ausgaben, unsere vereinbarte Aufteilung und die Zahlungen, die schon erfolgt sind. Schaut bitte kurz nach, ob alles mit euren eigenen Notizen übereinstimmt. Wenn etwas fehlt oder anders aussieht, klären wir das vor dem Überweisen.
Nach einer Zahlung kannst du mit der Vorlage für eine Rückzahlungsbestätigung (auf Englisch) den erhaltenen und den noch offenen Betrag festhalten.
Mit dem Teilen der Übersicht könnt ihr die Einträge prüfen. Ein strittiger Betrag wird dadurch nicht automatisch zu einer anerkannten Forderung.
Was sich im Alltag pflegen lässt
Wähle die Form, die zu eurer WG passt
Eine Tabelle passt, wenn eine Person sie aktuell hält und die WG regelmäßig mitprüft. You Owe Me kann helfen, wenn du Ausgaben und Zahlungen lieber auf dem iPhone oder iPad festhältst und offene Beträge pro Person sehen möchtest.
| Methode | Passt, wenn … | Grenzen | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|
| Nachricht oder Notiz | es um eine einzelne, einfach aufgeteilte Ausgabe geht. | Mehrere Ausgaben, Zahlungen oder Monate werden schnell unübersichtlich. | Notiz aufbewahren. |
| WG-Kostenrechner | ihr einen bestimmten Zeitraum abrechnen wollt. | Nach der Berechnung entsteht kein fortlaufender Verlauf. | Kostenrechner nutzen (auf Englisch). |
| WG-Kasse als Tabelle | eine Person die Datei pflegt und alle regelmäßig mitprüfen. | Wiederkehrende Ausgaben, Teilzahlungen und Abgleiche erfordern laufende manuelle Pflege. | Vorlage herunterladen. |
| You Owe Me | du einen laufenden Saldo pro Person, einen Verlauf und Erinnerungen brauchst. | Die App ist keine gemeinsame Haushaltsbuchhaltung und verarbeitet keine Zahlungen oder strittigen Aufteilungen. | Offene Beträge in der App festhalten. |
Die Vorlage ist eine manuell gepflegte Übersicht für eure WG. You Owe Me ergänzt wiederkehrende Einträge, Erinnerungen für dich und einen teilbaren Verlauf. Entscheidend ist, dass du den gewählten Weg auch im Alltag beibehältst.
Auch zwischen zwei Abrechnungen
Die nächste Ausgabe wartet nicht bis Monatsende
Ein Einkauf, eine Teilzahlung, die nächste Rechnung: Der offene Betrag kann sich ändern, bevor du die Tabelle wieder öffnest.
Erfasse solche Einträge in You Owe Me auf deinem iPhone oder iPad und behalte den Saldo mit jeder Person im Blick. Du kannst wiederkehrende Einträge und Erinnerungen für dich anlegen und den Verlauf bei Bedarf über einen Live Link teilen.
You Owe Me führt keine Zahlungen oder Einzüge aus, entscheidet keine strittige Aufteilung und macht aus einer informellen Aufzeichnung keinen rechtlichen Zahlungsanspruch.
Erfasse die Beträge separat in der App. Diese Tabelle wird nicht importiert. Kostenloser Download mit In-App-Käufen.
Häufige Fragen
Fragen zur WG-Kasse-Vorlage
Was hält die WG-Kasse-Vorlage fest?
Sie zeigt gemeinsame Ausgaben, wer bezahlt hat, die vereinbarten Anteile, bereits erfolgte Zahlungen und noch offene Beträge. Du kannst sie für mehrere Abrechnungszeiträume verwenden, indem du jeweils eine neue Kopie anlegst.
Können wir Kosten unterschiedlich aufteilen?
Ja. Wähle Vereinbarte Beträge, wenn ihr bereits festgelegt habt, wer welchen Anteil trägt. Die Summe der Anteile muss dem Betrag der Ausgabe entsprechen.
Kann ich jemanden bei einer Ausgabe ausschließen?
Ja. Wähle nur die Personen aus, die diese Ausgabe teilen. Private Einkäufe oder Kosten, die nur einen Teil der WG betreffen, müssen nicht automatisch auf alle verteilt werden.
Wie erfasse ich eine Zahlung zwischen zwei Personen?
Trage sie separat im Blatt Zahlungen ein: mit Datum, Absender, Empfänger und Betrag. So ändert sich der offene Saldo, ohne dass die ursprüngliche Ausgabe überschrieben wird.
Kann ich einen offenen Betrag in den nächsten Monat übernehmen?
Ja. Übernimm die geprüften Endsalden genau einmal als Anfangssalden des neuen Zeitraums. Trage dieselben Beträge nicht zusätzlich als Ausgaben ein und zähle keine Zahlung doppelt.
Erhält die Website meine Tabellendaten?
You Owe Me erhält keine der Ausgaben, die du einträgst. Die Excel-Datei bleibt dort, wo du sie speicherst, solange du sie nicht hochlädst oder teilst. Deine Google-Sheets-Kopie liegt in deinem Google-Konto. Du bestimmst, wer darauf zugreifen darf.
Wie verwende ich die Vorlage in Google Sheets?
Wähle In Google Sheets verwenden, melde dich bei Bedarf bei Google an und erstelle eine Kopie in deinem Drive. Trage die Namen unter Einrichtung und die Einträge unter Ausgaben und Zahlungen ein. Prüft vor dem Ausgleichen die Übersicht.
Funktioniert die Excel-Datei auch in Apple Numbers?
Die Datei verwendet gängige Formeln. Darstellung, Dropdown-Menüs oder Berechnungen können sich beim Öffnen in Numbers trotzdem anders verhalten. Prüfe die Ergebnisse nach dem Import. Für Google Sheets verwende die separate Vorlage auf dieser Seite.
Wie viele Einträge passen in die Vorlage?
Jede Version bietet 200 Zeilen für Ausgaben und 200 für Zahlungen. Lege für den nächsten Zeitraum eine neue Kopie an und übernimm die geprüften Endsalden einmal als Anfangssalden.
Mit einer klaren Übersicht anfangen
Eine WG-Abrechnung, die alle nachvollziehen können
Wähle Excel oder Google Sheets und trage eure vereinbarten Ausgaben und Anteile ein. Prüft die Übersicht gemeinsam, bevor ihr Geld überweist.